Регистрация документов сохранение данных о документе в журнале в предписанной форме, запись факта его создания, отправки или получения.
Во время регистрации документ получает его серийный номер, под которым он вводится в журнал. Этот номер отпечатан на документе.
Регистрация необходима: а) обеспечить безопасность документов; б) облегчить поиск документов; в) для учета и контроля документов,
Формы регистрации документов. Централизованный, децентрализованный, смешанный.
Централизованная система означает выполнение всех регистрационных мероприятий в одном месте (экспедиция, служба управления документами) или одним сотрудником, например, секретарь. Эта система позволяет создавать один эталонный центр для предприятий документов и устанавливает равномерную процедуру регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрационную деятельность в структурных единицах (местами документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию частей документов (обычно самых важных), а оставшаяся часть записана в структурных единицах.
Зарегистрированные документы разделены на несколько групп, каждый из которых зарегистрирован отдельно: входящие документы; Исходящие документы; Внутренние документы; торговые соглашения; Документы, отмеченные как зарезервированные.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из номера документа с начала года; Аннотация структурного или должностного лица; Номер акта, в котором был представлен документ или его копия.
Типы регистрации. Дневник, карта, компьютер.
Регистрация в дневнике является наиболее надежным при более высоких требованиях для обеспечения целостности документов.
Регистрационные журналы содержат следующие столбцы: номер документа; Дата удара; Автор документа (отправитель); получатель (получатель); Количество документов; разрешающая способность; Подрядчик; Подписание подрядчика; Дата исполнения; сигнальный знак; номер дела; Название файла; Примечание.
Регистрация карты позволяет заказывать регистрационные карточки в соответствии с различными атрибутами: хронологические, авторские, тематические, географические и т. Д. Поиск более оперативный, чем в виде журнала. Карты могут быть потеряны.
Компьютерная регистрация является наиболее оперативным и удобным типом регистрации, потому что она позволяет поиску в соответствии с любым предварительным документом. Можно потерять информацию по техническим причинам.
Список выборки незарегистрированных документов: открытки, приглашения, рекламные письма, печатные публикации, уведомления, новости о встречах, переговорах, письмах с примечанием «Личные», программы конференций, встреч и т. Д.
Регистрация документа является запись записей данных документа, сделанного в фиксированной форме, оформление факта его подготовки, отправки или получения.
Регистрация может быть определена более точнее, как подтверждение создания или получения документа, введя его в регистрационную форму с регистрационным номером и сохранением в виде основных данных в документе. В то же время регистрация позволяет создать базу данных документов учреждения, чтобы позже контролировать время документа и справки над ним. Как показывает из определения, регистрация в первую очередь дает документ юридической силы, потому что он объединяет факт создания или получения его. Пока документ не зарегистрирован, он не получил его номер, он не зарегистрирован, это так, как будто он еще не существовал. Например, постановление, разрешение и т. Д. Если документ не зарегистрирован, организация не несет ответственности за нее, так как она не подтверждена.
Расширенное определение показывает, что регистрация имеет три гола:
- Регистрация документов,
- контроль над их реализацией;
- Справочная работа по документам.Все документы, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (административные, плановые, отчетные, бухгалтерско-статистические, бухгалтерские, финансовые и т. Д.), Созданные и используемые внутри организации и отправленные другим организациям, подлежат регистрации; от начальства, подчиненных и других организаций и людей.
Однако есть и незарегистрированные документы, к которым относятся:
- печатные издания (книги, журналы, информационные бюллетени);
- информационный материал, предоставленный в копиях для информационных целей;
- поздравительные письма
- и телеграммы;
- прайс-листы;
- приглашения;
- программы конференций и встреч;
- рекламные материалы (буклеты, программы, буклеты, объявления).
Документы регистрируются в организации один раз. создан — по подписи или согласованию, входящий — по расписке. При оформлении входящих документов дата и индекс получения проставляются на штампе о регистрации.
Когда зарегистрированный документ передается из одного отдела в другой, он не перерегистрируется.
Каждый документ, присвоенный количеству регистрируемых документов, получает свой регистрационный номер, который состоит из порядкового номера в файле документов, подлежащих регистрации, который, в зависимости от цели поиска, может дополняться индексами в соответствии с номенклатурой. дел, соответствующих классификаторов, подрядчиков и т. д. Последовательные номера административных и первичных документов присваиваются в течение календарного года отдельно для каждого вида документов.
В целях информационного соответствия учетных данных в Типовой инструкции по ведению делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 536 от 8 ноября, установлены следующие учетные реквизиты. , 2005 г.
- название организации (автор или корреспондент);
- название типа документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс получения;
- текстовый заголовок (краткий текст документа)
- решение (исполнитель, содержание решения, автор, дата);
- дата оформления документа;
- отметка выполнения документа и отправка его в файлы.
Состав основных регистрационных данных, в зависимости от характера документа и целей использования информации, может быть дополнен другими данными:
- печать (знак) ограничения доступа к документу;
- внутренняя передача документов подрядчиками;
- код по тематическому классификатору;
- Ключевые слова;
- количество страниц документа;
- наличие вложений;
- офицер, представивший документ проверки;
- среднесрочные сроки исполнения;
- отсрочка исполнения;
- время хранения документов;
- статус документа (черновик, версия);
- вид пересылки документов (по почте, факсу и т. д.) и т. д.
При необходимости состав вышеуказанных данных может быть дополнен. При этом порядок размещения данных в регистрационных формах определяется самой организацией.